Keluar dari Kotak Pertemuan Buruk - Cara Memegang Rapat yang Efektif

Bagi Anda yang bermasalah dengan penglihatan terutama kesulitan untuk membedakan warna, dan anda ingin mengetahui kondisi penglihatan anda.  Sebaiknya Anda bisa cek di hargapengobatan buta warna.Tentunya dengan harga yang terjangkau  

Berpikir di luar kotak adalah tren yang populer saat ini. Namun, untuk meninggalkan kotak, Anda harus menyadari bahwa Anda berada dalam satu.

Sebagai contoh, orang-orang Indian yang tinggal di Grand Canyon percaya bahwa seluruh dunia seperti ngarai. Jadi mereka tidak berusaha menemukan Kansas. Ini boleh jadi oke, jika Anda berada di tempat yang indah seperti Grand Canyon.



Namun, ini bisa menjadi kebiasaan, jika Anda terjebak dalam rapat yang buruk.

Sebagai contoh, banyak pemimpin benar-benar percaya bahwa adalah normal untuk menghabiskan berjam-jam dalam pertemuan yang terlibat dalam obrolan omong kosong yang sia-sia. Beberapa percaya bahwa pertemuan harus dilakukan seperti pengadilan Abad Pertengahan di mana subyek mendengarkan ketika bos berbicara. Yang lain bahkan percaya bahwa sekelompok orang akan dapat menebak tujuan pertemuan tanpa menerima petunjuk, seperti agenda.

Mereka mungkin seperti Wakil Presiden yang meninggalkan rapat stafnya setelah itu berlangsung selama 30 menit untuk bertanya kepada asistennya, "Apakah Anda ingat mengapa saya menelepon rapat ini?"

Atau manajer yang mengundang 30 ahli perangkat lunak ke pertemuan dua-hari di Houston (sebenarnya argumen $ 50.000) tanpa agenda karena dia tidak ingin "merusak spontanitas dengan memaksakan struktur."

Atau manajer yang diberi tahu untuk mengurangi jumlah rapat yang dia adakan dan tanggapi dengan menelepon rapat seharian untuk mencari tahu caranya.

Semua eksekutif ini bekerja di dalam kotak yang sangat kecil dan sangat tidak produktif.


Sebaliknya, mereka harus keluar dari kotak dan menjalankan pertemuan mereka seperti bisnis. Mereka harus:


1) Punya Rencana.

Setiap pertemuan harus memiliki agenda.

Agenda Anda harus dimulai dengan pernyataan yang jelas dan lengkap tentang hasil yang Anda inginkan. Mulailah dengan menuliskan tujuan Anda untuk rapat. Kemudian pelajarilah. Tinjau itu. Dan revisi itu sampai mencerminkan apa yang Anda inginkan.

Mari bermain dengan contoh sederhana. Anggaplah tujuan Anda adalah mengurangi anggaran. Sekarang, apakah itu yang benar-benar ingin Anda lakukan? Akankah tujuan yang lebih baik, misalnya, menjadi sesuatu seperti: mencari tahu cara mengurangi pengeluaran untuk utilitas, atau mengurangi biaya bahan, atau mempertahankan produktivitas tanpa membeli peralatan baru? Perhatikan bahwa tujuan ini mengurangi anggaran sambil menghasilkan hasil lebih berharga daripada hanya membuat angka lebih kecil. Tentu saja, tujuan Anda akan tergantung pada situasi Anda dan apa yang ingin Anda capai.

Setelah Anda memiliki tujuan, maka rencanakan kegiatan yang akan mencapainya. Sebagian besar pertemuan dilakukan dengan menggunakan diskusi, yang merupakan proses yang paling tidak efektif untuk mencapai kesepakatan dan membuat keputusan. Sebaliknya, gunakan kegiatan yang menyamakan partisipasi dan mengarah pada konsensus.


2) Hasilkan Untung.

Sebagian besar pertemuan menghasilkan kerugian. Artinya, biaya pertemuan melebihi nilai dari apa yang dihasilkannya.

Mulailah dengan memperkirakan nilai hasil yang Anda inginkan dari pertemuan Anda. Jika nilainya tampak rendah atau tidak pasti, tanyakan kepada diri Anda sendiri apakah suatu pertemuan dibenarkan. Mungkin, akan lebih efektif biaya menulis memo, melakukan panggilan telepon, atau mengunjungi manajer di sebelah.

Kemudian rancang pertemuan Anda sehingga Anda mendapat untung. Perkirakan biaya dengan mengalikan tingkat tenaga kerja yang dianggarkan dengan jumlah peserta dikalikan dengan panjangnya rapat. Tambahkan biaya perjalanan, layanan, dan materi.


Akhirnya, bandingkan biaya dengan nilainya. Jika biayanya, melebihi nilainya, ubah ruang lingkup rapat.

Tinggal di dalam kotak, boleh saja bagi eksekutif yang ingin bermain game make-believe dengan waktu mereka. Tetapi para pemimpin yang ingin menjadi bagian dari masa depan akan menjalankan pertemuan mereka seperti bisnis.

• Twitter
• Facebook
• Google
• Tumblr
• Pinterest